【広報担当者必見】プレスリリースの書き方を伝授！｜準備から掲載までまるっとサポート

企業が報道機関に向けて発表するプレスリリースは、企業活動の上で、非常に大きな役割を担います。単に情報を発表するのみならず、企業のイメージ・信頼にも影響するプレスリリース。本記事では、プレスリリースを書く準備や書き方の秘訣、さらにリリースタイミング・掲載場所まで解説しています。

【必見】プレスリリースを書く前にやるべきこと

プレスリリースというのは、単なる外部向けの文書ではありません。
「企業が報道機関に向けて発表する資料」という意味を持ちます。
すなわち企業が世間に向けて、大切な決定を公開する文書という訳です。

これらは企業に対するイメージ・信頼にも影響しますので、入念な準備が必要に。
まずはプレスリリースを書く前にやるべきことをチェックしましょう。

【STEP1】目的を考える

プレスリリースと一口に言っても、目的はさまざまです。
さらに目的によって、文章のテイストやリリースのタイミングが変わります。
今回のプレスリリースについて、「Why（なぜ）」と「What（何を）」を考えるようにしましょう。

【STEP2】対象にしたい人を決める

プレスリリースの目的が明確になれば、自ずと対象にしたい人も決まるはず。
対象にしたい人は、

• 消費者
• 報道機関

という風に、具体的かつ明確に決めることが重要です。

本来プレスリリースという言葉の意味は、報道機関向けの資料です。
しかし今は消費者もプレスリリースを容易に見れる時代。
それゆえに形式上は報道機関に向けたものでも、より見て欲しい対象に合わせて文章のテイストを変える必要があります。

例えば報道機関に向けるプレスリリースなら、硬めの文章でいいでしょう。
もし消費者にも見てもらいたい内容なら、漢字や分かりにくい専門用語の多用は避けるなどの配慮が必要です。

【STEP3】何を書くか決める

広く波及するプレスリリースですから、齟齬なく伝わるようシンプルで分かりやすくすることが重要です。
文章は要点をまとめて簡潔に。
文章だけでは情報が伝わりにくい時は、適宜グラフを用いるのもおすすめです。

まず初動でできることは社内の情報整理。
何を書いて・何を書かないか、しっかりまとめましょう。

より良いプレスリリース作成のための4ステップ

プレスリリースは企業が世間に公開する大切な資料。
とりあえず文章を書いておけばいい、というものではありません。
より良いプレスリリースを作るために、次の4ステップに沿って作成を進めましょう。

【STEP1】構成を決める

構成は文書の読みやすさを左右する大切な要素です。
読みやすさは後々、読み手の理解度に影響していきます。
いまいちな構成がもたらす最悪のケースだと、プレスリリースの内容とは意図しない認識をされてしまう場合もあります。

正しい情報を正しく伝えるためにも、起承転結を意識して、分かりやすい構成作りを心掛けましょう！

【STEP2】本文を書く

構成に基づきながら本文を書き進めましょう。
気をつけたいポイントは、以下の3つです。

• 一文は短く
• 主語述語を明確にする
• 「てにをは」を丁寧に書く

文章を補完する意味で、適宜グラフを用いることができたらなお良し。
グラフのポイントは一眼で情報をキャッチできることです。
分かりやすいグラフを作成するには、ちょっとだけ専門知識が必要ですので、ココナラでデータ分析に詳しい人に相談してみるのも良いかもしれません。

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【STEP3】タイトルを決定する

プレスリリースでは、タイトルが重要といっても過言ではありません。
どんなに良い文章を書いていたとしても、最初に目がいくタイトルで興味を失われたら、本文まで辿り着かないからです。
ぱっと見で一通りの内容が分かるようなタイトル付けが鍵を握ります。

とはいえタイトルはせいぜい20文字前後。
文章のプロでない限り、なかなか20文字の中に内容を詰め込むのは困難だったりします。
書いていて不安という方は、キャリア15年以上の元日本語教師の方に相談してみては？

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【STEP4】文章全体の見直し

最後にして最も重要なフェーズこそ、文章全体の見直しです。
企業として文章を公開する以上、誤字脱字はあってはならないミス。
それだけで企業に対するイメージ・信頼に影響しかねませんので、細心の注意を払いながら見直しましょう。

ここでは一人に頼らず、複数人で見直すのがポイントです。
また本文が分かりやすい内容かどうか、改めて確認しましょう。
もし社内だけのチェックでは心配な方は、ライター歴10年以上のプロの方に相談してみて下さい。

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おまけ：プレスリリースの作成代行

プレスリリースの作成は、広報など特定の役職についていない限り、いつもの業務とは違う配慮をするものです。
まだ広報担当者になったばかりの方や、社内に担当者がおらず、経験が少ないながら書くことになった方にとっては、不慣れがゆえに作成に時間がかかったり、上手く作成できないこともあるかもしれません。
そんな方には、プレスリリースの作成代行をお願いするのも一つの手段。

今回は現役新聞記者による、プレスリリース作成代行のサービスをピックアップしました。
ぜひ活用してみて下さい。

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プレスリリースの適切なリリースタイミングとは？

最初に、プレスリリースにはいくつか目的があると説明しました。
実は目的それぞれに、最適なリリースのタイミングがあります。
必ずしもこのタイミングで出すべき、という訳ではありませんが、より高い効果を目指すならぜひチェックしておきましょう。

月〜木の午前中に出すべきもの

月〜木曜日の午前中というのは、報道機関の報道しやすいタイミングに合わせたものです。
もし午前中までに情報が届けば、お昼や夕方の報道に間に合います。
もしその日に間に合わなくても、翌日の朝一の報道に間に合わせることができます。
このタイミングに出すプレスリリースは、広く認知してもらいたい、以下のようなものが推奨されます。

すぐに出すべきもの

報道機関の都合を考えず、とにかく早めに出した方がいいプレスリリースは以下です。
企業の信用価値にも影響するものだからこそ、早め早めの行動が重要になります。

特に決まりはないもの

ここでご紹介するのは、特にタイミングを問わないものです。
会社の業務上の都合に合わせて、リリースすると良いでしょう。

広く認知してもらうにはどこに掲載すべき？

プレスリリースの考え方は、企業情報を消費者に広く認知してもらうことにあります。
そのためには、報道機関に宛てる情報のみならず、何かしらの媒体に同情報を掲載するといいでしょう。
ここでは代表的な3つの媒体を、それぞれの性質も交えながらご紹介します。

会社HP

会社HPは、顕在的に会社に興味があるユーザーが情報を辿ってやってくる場所。
リリースの際は最低限、会社HPだけでも掲載するようにしましょう。
会社HPの範囲ならコストもかからないのでおすすめです。

PR TIMES

プレスリリース・ニュースリリース配信サービスの「PR TIMES」。
ニュースサイトのようなプラットフォームであり、各企業のプレスリリースが集約されています。
一定のコストはかかりますが、知名度が低い会社でも広く認知してもらえる機会なのでおすすめです。
詳しい情報は公式HPをご覧ください。

公式SNS

もし会社の公式SNSがあり、ポジティブなプレスリリースならSNSに掲載すると良いでしょう。
幅広い年齢層に広く認知される機会であり、かつTwitterであれば拡散させることも可能です。
もし現在は公式SNSがない、という場合は新たに開設しても良いかもしれません。

まとめ

プレスリリースの書き方について解説しました。
プレスリリースを一つ取っても、たくさん目的があるのがお分かり頂けたかと思います。
もしポジティブなプレスリリースなら、会社の認知度UPやブランディングにも役立つかもしれません。
様々な役割を担うプレスリリース、ぜひ本記事を参考により良いものを作ってください。