【謝罪メール】ピンチをビジネスチャンスに変える！簡単書き方解説

問題が発生した際に必要となる謝罪メール。ビジネスマナーを知らないで相手に無作法なメールを送ってしまうと信頼関係を崩す可能性もあります。そこで、謝罪メールの件名から結び、返信の書き方までメールのマナーをわかりやすく解説していきます。

1 ミスなく謝罪メールを書くときのポイント
- 1.1 謝罪メールを書く際の4つの心構え
2 ビジネスにおける謝罪メールの書き方
3 文章に不安があるならプロにアドバイスをもらいましょう！
4 ビジネス上での謝罪メールの重要性

ミスなく謝罪メールを書くときのポイント

ビジネスメールを一度も書いたことがないから不安。
謝罪メールは送ったことはあるけど上手くいかなかった曖昧な関係になった、など
メールの書き方に悩んでいる方も多いはず。

ミスなく書くためには、意識するポイントを明確にすることが大事です。
謝罪メールのポイントを学び、ビジネス上での最低限のマナーを身につけましょう！

謝罪メールを書く際の4つの心構え

謝罪メールをする目的は、

会社の仲間、顧客に迷惑をかけないこと
自分の信用度を下げないこと

にあります。
この2つの目的を達成するために、常に持っておくべき心構えはこの4つです。

ミスを発見したら迅速に対応する
件名と結び両方でお詫びの意思を伝える
問題を簡潔にわかりやすく報告する
自分なりに問題の対応策を提案して誠意を見せる

上記は最低限の心構えであり、謝罪メールにおいて最も大切なこと。
これからの生活で役立てられるよう、今からでも心にとどめておきましょう！

ビジネスにおける謝罪メールの書き方

件名から結びまでの基本構成

- 件名

お詫びのメールであることと具体的に何のお詫びなのかが明確にわかる件名にしましょう。
「〇〇についてのお詫び」とするのが基本です。

宛名

「株式会社　◯◯様」を宛名に入れます。社内メールであれば「◯◯課　◯◯役職」としましょう。
社内で送る件数が多ければ、人によって役職などを変えるのではなく「さん」に統一することで効率化を図れます。

- 挨拶の言葉

挨拶の言葉は、文章の導入部分です。
「大変お世話になっています。」や社内メールであれば「お疲れさまです。」を先頭に入れます。

その下に会社の名前や部署名、自分の名前を入れるとより丁寧になります。

- 本文

本文には謝罪メールを書くに至った問題について、
そして今後の問題の対応策について書きます。
問題を簡潔に伝え、非を認めることがこの本文を書くときのポイントになります。

- 結びの言葉

結びは件名と同じように、お詫びの言葉で締めましょう。
「誠に申し訳ありませんでした。」や「このたびはご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。」で終わらせるといいでしょう。

例文を作りましたので参考にしてみてください！

謝罪メール例文

宛先：〇〇株式会社　〇〇様
件名：〇〇に関するお詫び

大変なお世話になっています。
〇〇株式会社　〇〇部署の〇〇（名前）です。

〇〇といった問題が発生しました。

今後の対応策としては〇〇を検討しています。

このたびはご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。

謝罪メール謝罪とお礼

ここからは、謝罪メールで使える謝罪・お礼パターンを6個ずつご紹介していきます！
それぞれの場面で変えて使ってみてください。

お礼の気持ち例文

誠にありがとうございました
お力添えを頂き感謝申し上げます
これもみなひとえに〇〇様のご尽力のおかげと感謝申し上げます
お心遣いをいただきありがとうございます
ご配慮いただき感謝申し上げます
ご親切にありがとうございます

謝罪の気持ち例文

心より深くお詫び申し上げます
不手際をお詫び申し上げます
再発防止に取り組んでまいります
深くお詫び申し上げます
責任を痛感いたしております
どうぞ悪しからずご了承ください

社内メールは効率優先・社外メールは礼儀正しさ優先？

- 社内での謝罪メール

社外メール

主に取引先や顧客相手のため、礼儀正しい文章を心がけましょう。
挨拶の言葉や結びまでビジネスマナーに配慮する必要があります。
相手にとって気持ちの良い文章は会社のイメージアップやビジネスチャンスにつながることも……。
ぜひ、謝罪メール以外にもビジネスマナーについて学んでおくと良いでしょう！

謝罪メールへの返信の仕方のコツとは

反対に、謝罪メールをもらう立場になったらどうするべきなのかもこの機会に考えておきましょう。
返信する際に気をつけることは、相手への気遣いです。

迅速な返事
相手の不安を解消する気遣いの言葉

これらを守り相手を思いやることができれば、パートナーと良い関係を築くきっかけにもなります。

文章に不安があるならプロにアドバイスをもらいましょう！

謝罪メールの書き方はわかったけどいまいち文章が書ける気がしない……。
今回のメールは失敗できないから誰かに添削してほしい……。そういった方にはビジネスメールの添削や代行サービスを提供しているココナラがおすすめです。
文章のプロに添削やアドバイスを貰える機会はあまりありません。
ぜひ活用して、信頼を勝ち取る文章にしてみませんか？