膨大な情報、紙で管理していませんか？業務効率化を図って生産性をあげたいなら、情報はデータ化して”すぐ使える”データにしましょう！しかし、データ化の作業をしたくても、自社の社員にはコア業務に集中してもらいたいもの。そんな時におすすめしたいのが「データ入力代行」の利用です。この記事では、データ入力を代行業者に依頼するメリットから選び方まで詳しく解説します。
目次
データ入力代行を利用するメリット3つ
作業自体はシンプルなデータ入力。
専門的なスキルも必要ないため、誰でも取り組むことができます。
ではなぜ代行を利用した方が良いのでしょうか？
まずはデータ入力で代行を利用するメリットをご紹介します。
紙での管理をやめられる
情報のデータ化は一度してしまえば便利ですが移行には多くのコストがかかるため、なかなか進められないという方も多いのではないでしょうか？
そんな時、代行を利用すれば一気に進めることができます。
例えば紙で情報管理する時の以下のデメリットはデータ化することで解消できます。
- 紙が劣化する
- 一部の人間しかアクセス・利用できない
- 紛失の恐れがある
データで情報を管理するようになれば、紙が劣化して見づらくなってしまう心配や定期的に新しい紙に情報を写し取る手間が発生しません。
また、データ管理にすることで遠くにいる人との情報共有も簡単。
さらに、紙での情報管理で怖いのが紛失。
データ管理であれば紛失も怖くありません。
簡単なバックアップをしておけば、データを誤って削除してしまった時もすぐに復元できます。
社員がコア業務に集中できる
社内リソースはコア業務に使いたいもの。
自社の従業員には本質的な改善に取り組んでもらいましょう。
コスト削減になる
データ入力を代行業者に依頼することはむしろコスト削減になります。
代行業者に依頼するにはもちろん費用がかかりますが、コストパフォーマンスを考えると外注がおすすめ。
先述したように、自社の社員にはコア業務に携わってもらう方が長期的に考えた時の人件費のコストパフォーマンスは上がります。
さらに、データ入力のことだけを考えた時もコストパフォーマンスは良いと言えます。
なぜならノウハウを持った代行業者にやってもらう方が、ミスも少なくわかりやすいデータ化が期待できるからです。
データ入力代行でお願いできること
ひと口にデータ入力の代行と言っても依頼できる内容はさまざま。
今回は中でもニーズの高い3つに絞ってご紹介します。
代行業者によって対応範囲が異なるので、依頼する際には必ず対応内容を事前に確認してから依頼をしてください。
名刺データの取り込み
特に営業には欠かせない名刺。
代行業者に依頼すると、名前だけでなく、会社名や住所などもデータ化してもらうことが可能です。
顧客データは営業内だけでなく社内でも大切な情報。
データ化して社内全体で共有できるようになっていると社内の効率アップに繋がります。
リスト化・データ化などの事務作業を依頼
データ入力・リスト作成など承ります データ入力やリスト作成など迅速丁寧に代行します！
手書き書類・画像のデータ化
データ化で難しいのが「手書き書類・画像」です。
自動化が難しいため、他の情報よりも入力に手間がかかりがち。
自社の従業員に任せるとコア業務に割ける時間が大きく減ってしまいます。
こういった情報は代行業者に依頼することで社内リソースを大幅に節約することができます。
データ化を依頼するなら
未整理のデータをExcel/PPT入力、編集します パソコンが苦手な方、忙しく作業時間のない方のお手伝いをします
データのリスト化
せっかく情報をデータ化しても、見づらいデータのままでは活用されないままになってしまいます。
代行業者のデータ入力なら「使える」データにするために、見やすくリスト化してもらうことも。
グラフや表を使ってデータを「見える化」することで社内効率が上がることも期待できます。
業務効率up！リスト作成を依頼
代行業者の選び方
代行を依頼する時、悩むのが「代行業者の選び方」。
今回は3つの選び方を紹介します。
形態で選ぶ
代行業者には法人として代行を行う専門業者と、個人で行う個人事業者があり、それぞれメリットとデメリットがあります。
専門業者に依頼するメリットは、会社全体で事業を行っているためノウハウがたまりやすいことがあります。
そのため、実務を担当する従業員も一定ラインの質が期待できます。
一方デメリットとして専門業者に依頼した場合、基本的に自分の担当を選ぶことはできないので多少の能力差や相性の良し悪しがある場合も。
個人事業者に依頼する場合のメリットはその柔軟性。
専門事業者に依頼する際のデメリットとして挙げられていたような能力差や相性も、個人に依頼する場合は担当者が変わることがないので心配ありません。
一方で個人で依頼する場合、膨大な数の代行業者から自分にぴったりな人を探す必要があります。
また、せっかく見つけた人が実際に依頼をしてみると求めていたクオリティでない可能性も。
個人事業者に安心して依頼したい方はこちら
料金で選ぶ
代行事業者を選ぶ上で大切なのが費用。
専門業者の多くは「データ入力一件あたり〇〇円」という料金体系です。
この料金体系は少数の依頼であれば安価なものの、依頼したい数が決まっていない場合や、大量のデータ入力を依頼したい場合に費用が嵩みやすくなってしまいます。
一方で、個人事業者に依頼する場合は多くが「〇〇件で〇〇円」という料金体系です。
その場合の相場は2,000円ほど（ココナラで依頼した場合）。
料金体系がシンプルなので予算を明確にできるのがメリットです。
セキュリティ対策で選ぶ
データを扱う上で大切なのがセキュリティ対策です。
自社のデータが漏洩してしまうことを避けるために、代行業者のセキュリティ対策は要チェック。
できるだけNDA（機密保持契約）を結んでおきましょう。
例えばココナラビジネスは出品者の本人確認を行っており、運営とサービス提供者がNDAを結んでいます。
これなら個人に依頼するのも安心ですね。
また、専任スタッフが365日サービスの監視を行っており、手厚いサポートがあります。
法人利用するならココナラビジネス
企業として依頼するならココナラビジネスがおすすめ。
無料登録で利用できるにもかかわらず、手厚いサポートで企業利用も安心です。
- NDA締結済のプロ集団に依頼できる
- 請求書払いや領収書の発行が可能
- ビジネス向けチーム管理機能
1. NDA締結済のプロ集団に依頼できる
ココナラビジネスには、ココナラ内外を問わず特定の分野の”プロフェッショナル”として活躍している方をPROとして認定する「PRO認定制度」をクリア、また本人確認や機密保持契約が済んでいる出品者・サービスのみ掲載されています。
請求書払いや領収書の発行が可能
さらに、従来のココナラでは、出品者からの見積りに同意後、すぐに決済をするシステムでした。
納品前の決済が基本であるため、ビジネスの場では少々使いにくさを感じた人もいたのではないでしょうか。
ココナラビジネスでは、請求書払いが可能。
特に請求書払いでは、サービス代金を月々まとめて後払いすることができるので、毎月の経理処理の負担が解消されます。
またクレジットカード決済や銀行振込では領収書のダウンロードが可能。
徹底的に経理処理の手間を少なくする方法が取られています。
ビジネス向けチーム管理機能
案件に関わるチームメンバーのアカウント情報や、取引情報、購入履歴を一元管理するチーム管理機能。
プロジェクトの進捗管理や見積り・発注書・納品書をダンロードできる帳簿発行機能など、ビジネス向け機能が充実しているところも嬉しいポイント。
不明点や万が一トラブルが発生した場合は、チャットを利用してリアルタイムで運営に相談できます。
データ入力は代行を利用して業務を効率化しよう
紙で管理している情報はデータ化して”すぐ使える”データにしましょう！
その際には代行業者への依頼がおすすめ。
ココナラビジネスであれば法人利用する際にも安心のポイントがたくさん。
まずはココナラビジネスにアクセスして無料登録を！
