【社会人必見！】タスク管理方法を伝授！｜タスクの棚卸しと作業効率UPの施策とは

“やるべきこと”を効率よく処理する手段として有名なタスク管理。ぜひ社会人の皆様には全員活用してほしいことです。タスク管理をすることで、「タスクの明確化」と「作業効率の向上」が可能になります。この記事を読めばきっとタスク管理が可能となるはず！

なぜタスク管理が必要なのか

読者のみなさんは、タスク管理と聞いて、具体的なイメージが湧いていますか？
タスク管理は、「タスクの明確化」と「作業効率の向上」を目的としています。
具体的な方法については、後述しますので、ぜひ参考にして下さい。
まずは2つの目的について、解説をします。

タスクの明確化

タスクの明確化とは、その名前の通り、自分がやるべきタスク（課題）を棚卸しして、明確にすることです。
これを行うことで、タスクを効率的に消化することができたり、タスクの見落としを防ぐことができたりするメリットがあります。

作業効率の向上

タスクの明確化を行うことは、何をすべきかがはっきりするため、作業効率の向上に繋がります。
特に、タスク管理を通してタスクを細分化することで、効率性の向上が図れます。
作業効率を向上させるための具体的な作業については、少し難しいと感じる場合もありますが、この記事でしっかりサポートしますので安心して下さい。

タスク管理の具体的な方法

ここからはより具体的なタスク管理の方法についてご紹介します。
これらが実践できるようになると、適切なタスク管理が可能となり、「タスクの明確化」と「作業効率の向上」が為せるようになります。

タスクの棚卸し

この記事をご覧のみなさんは、日々、仕事などで多くのタスクをこなされているのでしょう。
その時、一つ一つのタスクを細分化しながら、しっかりと理解している方は少ないのではないでしょうか。
多くの方の場合、1日単位や1週間単位のタスクを管理しているかと思います。

この記事では、管理するタスクを、最大で15分単位にまで細分化をしていきます。
最低でも、1〜2時間単位までの細分化を推奨しています。
タスクの棚卸しとは、その細分化したタスクを明確にすることです。

棚卸しの方法：紙にタスクを書き出す

とてもアナログな方法ですが、非常に有効です。
よく目標を設定する際に、目標を紙に書き出して明確にする方も多いのではないでしょうか。
これをタスク管理でも同じように行います。

事前に棚卸ししたタスクを、紙に書き出してみましょう。
タスクを可視化できて、何をやるべきか明確になります。
そしてタスクが完了したら、該当の項目を横線を引くなどして消していきます。
これを実践すれば、タスクの見落としも無くなり、作業効率の向上が目指せるでしょう。

しかしこの方法では少しアナログ過ぎますし、情報管理という観点で見ると漏洩の危険性もあります。
その場合には、タスク管理ツールを用いることをおすすめします。

タスク管理ツールを使う

こちらはオンライン上でタスクを管理する方法です。
オンラインで行うことで、情報管理も適切に行うことができますし、ツールによってはPCやスマートフォン、どちらからもアクセスができたりするなどのメリットも。

またタスク管理ツールの多くはカスタマイズが可能。
自分の使いやすい形にすることができます。
例えば筆者はTrelloというタスク管理ツールを使用しており、「ICEBOX」「READY」「DOING」「PRIORITY」「DONE」のタブを用意して、タスクのステータスを可視的に管理しています。
（※Trelloはタブの名前や個数を自由に設定することが可能なツールです。）

タスク管理のツールを伝授

現在、タスク管理が行えるツールは多々あります。
そのため、自分に適した一つを見つけることが重要です。
まずは筆者が日々愛用しているタスク管理ツールをご紹介します。
その他のタスク管理ツールについては、実際に日々利用しているアドバイザーをご紹介します。
ぜひ参考にしてみて下さい。

1. Trello（トレロ）

「Trelloなら、効率的なコラボレーションでより多くの仕事を片付けることができます。」がコンセプト。
アメリカ発のサービスですが、日本語にも対応しています。
前述した通りカスタマイズが可能であり、一つ一つのタスクは付箋のようにドラッグ＆ドロップで移動ができるので、高い操作性も大きな特徴です。

Trelloは米Googleや音楽機器メーカーのBOSEでの採用実績もあり、高い安心感も。
詳細はTrelloのHPをご参照下さい。
（※個人利用の場合、無料で使用可能です。）

2. Redmine

Redmineはプロジェクト管理ができるソフトウェア。
タスクを記録・管理したり社内で情報共有が可能です。
詳細はRedmineのHPをご参照下さい。

こちらはビジネス向けのタスク管理ツールであり、操作に少し手間取ってしまう場合も。
せっかくタスク管理ツールを導入しようとしたのに、頓挫してしまったら元も子もないですよね。
わからないことができた場合は、詳しいアドバイザーに相談してみましょう。

タスク管理ツール「Redmine」をご用意します メールやエクセルでのやり取りが辛くなってきた方に。

3. その他のタスク管理ツールなら……

筆者はTrelloにしか知見がなく、その他のタスク管理ツールについては、十分なサポートをご提供することができません。
しかしココナラには、他のタスク管理ツールにも知見を持っているアドバイザーがたくさんいます。
上記２つ以外のタスク管理ツールをお探しの方は、アドバイザーに相談してみましょう！

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最も必要なのは、継続すること

タスク管理する上で最も重要なことは、継続すること。
せっかくタスク管理を始めて、「タスクの明確化」と「作業効率の向上」を図っても、継続しなくては効果は一切見込めません。
しかし、習慣でないものを習慣化するのは難しいもの……。
もし習慣化の壁にぶつかっている方がいらっしゃいましたら、あなたの習慣化をサポートするアドバイザーに相談してみましょう！

あなたの目標達成を応援します ひたすら「えらい！」と褒めながら、尻たたきもいたします。

まとめ

タスク管理を正確に行うことで、「タスクの明確化」と「作業効率の向上」が可能となります。
これはプライベートの活動も、ビジネスの活動にも有効なものです。
またタスク管理は、限りある時間を有効的に活用する手段でもあります。
正確なタスク管理によって、皆様のQOLはきっと今以上に向上するでしょう。

この記事を参考にしたに方々が、タスク管理の成功に至ることを祈っています。