英語のビジネスメールの書き方【2019最新版】｜基本マナーやよく使われるフレーズを紹介

近年、ビジネスの場で英語のメールを送ったり受け取ったりする機会が増えています。そんなとき、確かな英語の実力を身につけておくことも大切ですが、同じくらい、頼れる相談先を確保しておくことも重要。そこで今回は、英語でお困りのビジネスマンに向けて、英語のビジネスメールに関して役立つ情報をまとめました。

1 英語で書くビジネスメールにはマナーがある
- 1.1 内容のマナー
- 1.2 形式
2 咄嗟のメールで困らない、ビジネスフレーズまとめ
3 ビジネスメールの英語翻訳はココナラに相談
4 まとめ

英語で書くビジネスメールにはマナーがある

普段、日本で送り合っているビジネスメールを翻訳しただけではもしかしたらマナー違反になってしまうかもしれません。
ここでは、英語で書くビジネスメールについて気をつけるべきポイントについて紹介します。

内容のマナー

英語のビジネスメールでは、まず最初にメールの目的を明らかにすることが必要です。
ビジネスコミュニケーションで相手にメッセージを伝える目的は3つと言われています。

知っていただく
フィードバックをもらう
具体的に行動してもらう

例えば、「〇〇について、頭に入れておいてもらいたいことがあって連絡しました」の様に、文章の冒頭で読み手にメールの目的をはっきりさせておくと良いですね。
また、基本的には「1メール1メッセージ」を徹底しましょう。
1つのメールにつき、相手に伝えることは1つ。
目的を的確に届けるメールの内容にしましょう。

形式

英語で書くビジネスメールは長すぎてはいけません。
また、改行が少ないことも英語のビジネスメールの特徴。
日本では、1文ごとに改行をする様なケースも珍しくありませんが、外国の方はそれを読みにくいと感じてしまうそう。
英語でビジネスメールを打つときは、意味の段落部分で改行するようにしましょう。

咄嗟のメールで困らない、ビジネスフレーズまとめ

急遽英語でビジネスメールを書く必要になってしまった方、以下のフレーズでピンチを乗り切りましょう。
シチュエーション別に、良く使われるフレーズをご紹介します。

よくある件名のフレーズ

Inquiring about XXX（XXXについての問い合わせ）
Estimate of Product XXX（商品XXXの見積もり）
Deadline for XXX（XXXの期限について）
Request for XXX（XXXのお願い）
Changing XXX（XXXの変更）
Amended XXX（XXXの修正版）
Thank you for XXX（XXXのお礼）
Apology for XXX（XXXについてのお詫び）
Congratulations on XXX（XXXのお祝い）
Urgent: XXX（緊急：XXX）

相手に何かを知らせたいときのフレーズ

I am writing with reference to（お伝えしたいことは…）
Please be informed that（知っておいて欲しいことは…）

ポジティブなお知らせならこんなフレーズも

「伝えたいことがありまして…」

I am pleased to be able to inform you that
I am delighted to inform you that
We are really happy to inform you that

ネガティブなお知らせならこんなフレーズも

「伝えなければいけないことがありまして…」

I am sorry to inform you that
I am sorry to have to inform you that
I (deeply) regret to inform you that

質問したいときのフレーズ

「質問したいのですが…」

I would like to enquire about
We have a number of questions
I would be interested in finding out more about

何かをお願いするときのフレーズ

「お願いしたいことがあるのですが…」

Could/Would you please
I would be grateful if you would

急ぎのお願いならこんなフレーズも

「ご都合もあるかとは思いますが急ぎのお願いがありまして…」

I apologize for this short notice but I am wondering if you
I am sorry to rush you, but could you please

返事をするときのフレーズ

Thank you very much for（…についてありがとうございます）
I’m replying to （…への返事です）
Further to your email, （頂いたメールにつきましては、…）

ビジネスメールの英語翻訳はココナラに相談

ビジネスメールを英語で書く必要性は年を追うごとに今後増していくことになるでしょう。
日頃の自分の勉強も大切ですが、困ったときの相談先があると便利ですよね。
ここでは、頼りになる相談先を3名ご紹介します。

まとめ

英語のビジネスメールについて、役立つ情報をご紹介してきました。
今後、さらに英語でのコミュニケーションが増えてくることでしょう。
ココナラはそんなビジネスの最前線で戦うあなたを応援しています。